از آنجایی که یکی از اصلی ترین فرآیندها در تولید سامانه های نرم افزاری مستند سازی نرم افزار می باشد قصد داریم در این مطلب بگوییم کارشناس این حوزه کیست و به شرح وظایف، مهارت ها، بازار کار و میزان حقوق و درآمد آن بپردازیم.

قسمت اعظمی از هزینه پروژه های نرم افزاری را مستندسازی نرم افزار تشکیل داده و به همین دلیل از اهمیت خاصی در تولید برنامه های نرم افزاری برخوردار است. شرکت های نرم افزاری جهت ایجاد و بروز رسانی مستندات کلیه محصولات خود ردیف شغلی کارشناس مستندسازی و استقرار نرم افزار ایجاد نموده اند تا با تهیه مستندات و محتوای آموزشی مطلوب در هنگام نیاز ساختار و قالب مناسبی از سامانه های نرم افزاری خود داشته باشند.

شرح وظایف و مسئولیت هایی که بر عهده نیروی کارشناس مستند سازی نرم افزار در یک شرکت کامپیوتری فعال در زمینه تولید و توسعه برنامه های نرم افزاری از قرار زیر است:

ایجاد و بروزرسانی مستندات تمامی محصولات شرکت، جزوۀ آموزشی و غیره
ایجاد و بروزرسانی مستندات Help برای محصولات نرم افزاری و سامانه های تحت وب
ایجاد و بروز رسانی مستندات تحت وب برای صفحات وبسایتی هر کدام از محصولات
ایجاد محتوای CD محصولات سخت افزاری شامل نرم افزارها و مستندات فنّی مربوطه
ایجاد محتوای آموزشی برای هر کدام از محصولات به صورت جزوۀ آموزشی، CD، ارائۀ الکترونیکی پاور پوینت و غیره
ایجاد مستندات بالا به زبان فارسی یا انگلیسی و یا هر دو بنا به نیاز
نگهداری نسخ مختلف مستندات هر محصول به صورت الکترونیکی و با طبقه بندی مناسب برای دسترسی آسان
ایجاد، تکمیل و رعایت فرآیند های تولید، مرور، ویرایش، بحث و بررسی، تأیید نهائی مستندات فنی
ایجاد ساختار و قالب (Template) برای هر دسته از مستندات و بروز رسانی آنها در هنگام نیاز
تعامل با مشتریان و واحدهای تحقیق و توسعه، پشتیبانی فنّی و بازاریابی و فروش برای انجام وظائف محوله

منبع:

https://computerjobs.ir/%D9%85%D8%B9%D8%B1%D9%81%DB%8C-%D8%B4%D8%BA%D9%84-%DA%A9%D8%A7%D9%85%D9%BE%DB%8C%D9%88%D8%AA%D8%B1/%D9%81%D8%B1%D8%B5%D8%AA-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%B4%D8%BA%D9%84%DB%8C-%D8%B1%D8%B4%D8%AA%D9%87-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1/40-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%B4%D9%86%D8%A7%D8%B3-%D9%85%D8%B3%D8%AA%D9%86%D8%AF-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%DA%A9%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%D9%88%D8%B8%D8%A7%DB%8C%D9%81%D8%B4-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F

اگر شما به عنوان یک مدیر بخواهید کارهای روزمره و جاری خود را با سرعت بیشتری انجام دهید. بدون شک به سیستم اتوماسیون اداری نیاز خواهید داشت. از آنجایی که زمان زیادی صرف نوشتن نامه ها و مکاتبات اداری می شود. سازمان ها و شرکت ها در روند کاری خود امکان دارد با کمبود زمان مواجه شوند. به همین دلیل به سیستم اداری مناسبی نیاز دارند تا به وسیله آن برای رفع مشکلات خود در کمترین زمان نرم اقدام نمایند.

اگر برای مدیریت نامه ها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید. صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری را مشاهده نمایید و با امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری یار آشنا شوید. 

اتوماسیون اداری آنلاین، نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان و اتوماسیون اداری رایگان، نرم افزار بایگانی و … برای مدیریت بهتر کارها نیاز است.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%db%b1%db%b0-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3/

دبیرخانه به محلی گفته می شود که در آن اسناد و نامه ها و دفاتر رسمی مربوط به یک سازمان یا شرکت مدیریت می شود. در واقع دبیرخانه به عنوان یک مرکز مدیریتی و اداری برای ثبت و نگهداری اسناد و مدارک، نظارت بر مراحل ارتباطی و اداری یک سازمان و همچنین تسهیل ارتباطات داخلی و خارجی مورد استفاده قرار می گیرد.

به طور کلی، دبیرخانه به عنوان یکی از بخش های اساسی یک سازمان یا شرکت، مسئولیت های مختلفی دارد که عبارتند از:

ثبت و نگهداری اسناد و مدارک رسمی سازمان
ارائه و تنظیم نامه ها، اعلانات و اطلاعیه های مربوط به سازمان
برقراری ارتباطات داخلی و خارجی سازمان
ارجاع نامه ها به واحد مربوطه

با توجه به اینکه دبیرخانه به عنوان یکی از بخش های اساسی سازمان، نقش بسیار مهمی در اجرای عملیات روزانه سازمان دارد، استفاده از ابزارهای مدیریتی مانند نرم افزار دبیرخانه، می تواند به بهبود کارایی و کاهش هزینه ها در این بخش کمک کند.

همانطور که پیشتر ذکر شد دبیرخانه یک واحد مهم در ادارات و سازمانها به شمار می رود. با توجه به پیشرفت نرم افزارهای سازمانی و خودکار سازی فرآیندها، دبیرخانه نیز به این سمت پیش می رود. 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b5%d9%84%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%81%db%8c%d8%b2%db%8c%da%a9%db%8c-%d9%88-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%8

همانطور که می دانید تقویم میلادی تقویمی است که بیش از هفت میلیارد جمعیت جهان از آن استفاده می کنند. در واقع تنها در چهار کشور جهان از جمله ایران، تقویم میلادی تقویم رسمی محسوب نمی شود. پس همین موضوع کافیست تا بدانیم تبدیل تاریخ شمسی به میلادی و همینطور بلعکس یکی از پراهمیت ترین کارهایی است که باید انجام داد. تقویم میلادی در اکثر نقاط جهان به عنوان مبنای تاریخ رسمی میباشد. تاریخ شمسی یا خورشیدی نیزدرکشورهای ایران و افغانستان رسمیت دارد. برای تبدیل تاریخ از شمسی به میلادی و همینطور میلادی به شمسی می توان از ابزارهای گوناگونی بهره برد. از جمله ابزار تبدیل تاریخ،  از سایت یار قابل دسترسی می باشد، که با استفاده از آن می توان تبدیل تاریخ از شمسی به میلادی را انجام داد پس می توانید با کلیک گزینه از منوی مربوطه، سال، ماه و روز تاریخ را انتخاب نمایید. درنتیجه تبدیل تاریخ از شمسی به میلادی و بلعکس را بصورت آنلاین مشاهده کنید. البته تبدیل تاریخ از شمسی به میلادی و بلعکس از طریق محاسبات ریاضی نیز قابل انجام است اما این روش علاوه بر اینکه زمان بر است از دقت پایین تری هم برخوردار است و به همین دلیل پیشنهاد میکنیم که از مبدل تاریخ استفاده نمایید.

منبع:

https://www.alefbatour.com/dateconvert

ابزارهای تعاملات برون سازمانی

معمولاً برای ارسال و دریافت مستندات و یا تعاملات برون سازمانی ابزارهای مختلفی نظیر نمابر و یا پست الکترونیک وجود دارند. اتوماسیون ها ارتباطات پر رنگی با این قبیل از ابزارها داشته و از آ ن ها در درون خود استفاده می نمایند. در این راستا معمولاً نرم افزار اتوماسیون اداری در درون خود بخش هایی برای ارسال، دریافت و یا توزیع نمابر در نظر می گیرند. علاوه بر این معمولاً از بسترهایی نظیر پست الکترونیک نیز برای دریافت و یا ارسال مستندات و یا مکاتبات استفاده می نمایند و برای گردش اطلاعات دریافتی از طریق پست الکترونیک در درون سازمان راه حل های مختلفی عرضه می کنند.

معمولاً در حوزه های سازمان های دولتی ابزارهای دیگری نیز به این مجموعه اضافه می شوند که در حوزه دولت استفاده می شوند؛ الزام به پشتیبانی از آن ها دارند؛ برخی از این ابزارها عبارتند از: سامانه پیام دولت برای تبادل مکاتبات بین سازمانی از طریق شبکه دولت، سامانه رصد برای پیگیری مکاتبات بین سازمانی در مجموعه دولت، سامانه شمس برای تولید شناسه ملی سند، پشتیبانی از استاندارد ECE برای تبادل مکاتبات اداری مابین سازمان ها.

فرآیندهای مرتبط با ارباب رجوع سازمانی

تسهیل فرآیندهای مرتبط با ارباب رجوع معمولاً یکی از حوزه های اصلی در اتوماسیون اداری سازمانی است. در این سیستم ها جهت تسریع و تسهیل این فرآیندها مکانیزم های مختلفی تعبیه می شود. این مکانیزم ها طیف وسیعی را در برمی گیرند؛ از قبیل: استفاده از مکانیزم های مبتنی بر پیامک، ایجاد فرم های سازمانی برای کاهش مراجعه حضوری ارباب رجوع به سازمان ها (برای ثبت و پیگیری درخواست ها) با عناوین مختلف از قبیل میز خدمت و … .

ارتباط با سایر سیستم های سازمانی

از آن جایی که اتوماسیون ها دارای بیشترین ضریب نفوذ در بدنه یک سازمان خواهد بود؛ ارتباط آن با سایر سیستم ها به جهت دسترسی به طیف وسیعی از کاربران از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به طوری که در بسیاری از سازمان ها عملاً اتوماسیون اداری تبدیل به دریچه واحد کاربران سازمانی به اطلاعات و اسناد سازمانی خواهد بود. از این لحاظ نرم افزار های  اتوماسیون اداری دارای قابلیت های متعددی برای ارتباط با سایر سیستم های سازمان از طرق مختلف چه در سطح داده و چه در سطح سرویس خواهند بود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9

 مدیریت و همگام سازی مخاطبان

یک مدیریت مخاطبان مفید، شامل تمامی اطلاعات و تاریخچه ارتباط با یک مشتری خاص می باشد. این امر شامل تماس های برقرار شده، ایمیل های فرستاده شده، و قرار های ملاقات است. در صورت نیاز این دیتا و اطلاعات می تواند در اختیار تعدادی از کاربران قرار بگیرد تا بدین ترتیب خدمات رسانی به مشتریان و کاربران بهتر انجام شود.

همچنین یک سیستم مدیریتی خوب به شما این امکان را نیز می دهد که به لیست مخاطبان خود از برنامه ها و سیستم های ثالث، نظیر Microsoft Outlook، Gmail، Yahoo، و سرویس های ابری دیگر نظیر iCloud و غیره نیز دسترسی داشته باشید. پس مورد دیگری از ویژگی های بهترین نرم افزار فروش، امکان همگام سازی مخاطبان در آن است چون در این صورت بهتر می توانید با تمام مشتریان خودتان ارتباط بگیرید. مثلا، یک املاکی برای خرید نرم افزار فروش خانه باید به این نکته توجه ویژه ای داشته باشد.

 یکپارچه سازی نرم افزار فروش با نرم افزار CRM

ششمین ویژگی بهترین نرم افزار فروش این است که بتوانید خیلی راحت و بی دردسر آن را با نرم افزار CRM یکپارچه کنید. در این صورت، نه تنها بهتر از قابلیت ها و امکانات نرم افزار فروش استفاده خواهید کرد بلکه، تعداد این قابلیت ها بسیار بیشتر خواهد شد. در واقع، با یکپارچه شدن این دو ابزار تمام قابلیت های آن ها با هم یکی می شوند و میزان بهره ای که از آن ها می برید نیز به شکل تصاعدی افزایش می یابد. اما هر نرم افزار فروشی را نمی توان خیلی راحت با سی آر ام یکپارچه کرد.

داشتن ویژگی های بومی و مناسب بودن برای کسب و کارهای ایرانی

هرچند مدت زمان طولانی نیست که ابزارهای مدیریت کسب و کار در کشور ما متداول شده اند، اما در همین زمان کوتاه هم هنوز برخی از ابزارهای ایرانی که ساخت شرکت های ایرانی هستند هنوز به صورت کامل ایرانیزه نشده اند. حتی در این روزها بعضی کسب و کارها ترجیح می دهند که از محصولات خارجی استفاده کنند و این یک اشتباه بزرگ به حساب می آید. هفتمین موردی که در راهنمای خرید نرم افزار فروش می خواهیم بررسی کنیم، این است که تمام امکانات موجود در ان برای کسب و کارهای ایرانی مناسب، کاربردی و قابل استفاده باشند. بومی نبودن قابلیت های این ابزار باعث خواهد شد که کسب و کارها نتوانند بهره مندی خودشان را از نرم افزار فروش حداکثر کنند. صدور پیش فاکتور و فاکتور، ارائه گزارشات مختلف، محاسبه درصدهای گوناگون و …. همگی در کشور ما با دیگر کشورها تفاوت های حقوقی و قانونی دارند و این فقط یکی از تفاوت های نرم افزار فروش ایرانی با نرم افزار فروش خارجی است و تفاوت های اساسی دیگری نیز وجود دارند.

مناسب بودن قیمت خرید نرم افزار فروش؛ آخرین مورد از ویژگی های بهترین نرم افزار فروش

هفت موردی که تا اینجا برشمردیم بیشتر به مسائل فنی مربوط بودند اما آخرین مورد، مستقیما به قیمت آن ابزار مربوط می شود. این مساله علی الخصوص برای کسب و کارهای کوچک و متوسط اهمیت زیادی دارد ولی حتی شرکت های بزرگ هم باید در مخارج شان صرفه جویی کنند و هیچ کسی دوست ندارد محصولی را با قیمت گران بخرد. در ضمن، ارزان بودن یک نرم افزار هم لزوما به معنای خوب بودنش نیست. بنابراین، بهترین ویژگی در این مورد مناسب بودن قیمت و تناسب آن با قابلیت های محصول است. پس، آخرین مورد از میان ویژگی های بهترین نرم افزار فروش این است که قیمتی منصفانه و اقتصادی در قبال خدماتی که به شما ارائه می کند داشته باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/8-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d9%85%d9%87%d9%85-%d8%ae%d8%b1%db%8c%d8%af-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

بازاریابان محتوای باهوش از تقویم های محتوا استفاده می کنند. استفاده از تقویم محتوا برای تبدیل تقویم نیز کاربرد وارد وبا مزایای زیادی همراه است. برخی از این مزایا عبارت اند از:

۱. تقویم محتوا باعث ایجاد ثبات می شود

چه بخواهید یا نخواهید، به محض اینکه انتشار محتوا را شروع و بازدیدکننده جذب می کنید، باید از نظر زمان و تناوب ثبات داشته باشید. به عنوان مثال، اگر هفته ای دو پست وبلاگ در روزهای دوشنبه و چهارشنبه منتشر می کنید، مخاطبان شما انتظار دارند که این تناوب را حفظ کنید.

۲. می توانید از قبل برای محتوای حساس به زمان برنامه ریزی کنید

برخی موضوعات محتوایی باید در یک زمان خاص منتشر شوند تا اثربخشی داشته باشند. به عنوان مثال، محتوایی که تعطیلات را مورد هدف قرار می دهد، حساس به زمان است. بنابراین استفاده از تقویم محتوا به شما امکان می دهد محتوای حساس به زمان را پیش از موعد ترسیم کنید. و به این ترتیب زمان کار را از قبل برنامه ریزی کنید.

۳. با نقاط عطف برند/شرکت همسو شوید

محتوا باید رویدادهای مهم مانند راه اندازی محصول و تبلیغات جدید را تقویت کند. در طول سال ها مشاوره به شرکت ها در خصوص نحوه تولید محتوا، مشخص شده که بسیاری از شرکت ها هنگام گنجاندن نقاط عطف شرکت در تقویم محتوای خود، فرصت های زیادی را نادیده می گیرند. رویدادهای مهم مانند راه اندازی محصول، سالگردها، دستاوردهای کلیدی، استخدام افراد شناخته شده و غیره باید در تولید محتوا گنجانده شوند. بر اساس مشاهدات من، حتی اگر این موضوعات در مقایسه با انواع دیگر محتوا « کمتر هیجان انگیز» هستند، اما آن ها برای ایجاد هویت و برجسته شدن یک برند بسیار مفید هستند.

۴. تقویم محتوایی مشارکت در بین اعضای تیم را آسان تر می کند

اگر چندین عضو در تیم شما محتوا یاد می کنند، تقویم محتوای شما می تواند به عنوان یک ابزار مشارکتی عمل کند تا افراد بتوانند ایده های موضوعی خود را در آن اضافه کنند.

۵. یک بایگانی از تمام مطالب منتشر شده دارید

شما در یک مقطع زمانی می خواهید بدانید که قبلا چه موضوعات محتوایی را منتشر کرده اید و چه زمانی. تقویم محتوای شما می تواند به این امر کمک کند. به علاوه، یک فهرست از دارایی های محتوایی موجود در اختیار شما قرار می دهد، تا اگر بخواهید آن ها را دوباره استفاده یا منتشر کنید، به راحتی در دسترستان باشند. همچنین می توانید از نرم افزار آنلاین بایگانی موجود در سایت یار نیز استفاده کنید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b2%d8%a7%db%8c%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%81%d8%a7%d8%af%d9%87-%d8%a7%d8%b2-%d8%aa%d9%82%d9%88%db%8c%d9%85-%d9%85%d8%ad%d8%aa%d9%88%d8%a7/

گزارش نویسی عبارت است از فن نگارش اطلاعات ، رویدادها، جزییات و مسائل با رعایت ترتیب و توالی منطقی و تشخیص اولویت های مطالب و توجه به چارچوب گزارش، رعایت دستور زبان، نشانه گذاری و پاراگراف بندی که با صحت و سرعت به خواننده آن منتقل شود. درگزارش نویسی این مهم است که نویسنده گزارش بتواند تصویر روشنی ازفکر و هدف خود در ذهن خواننده ترسیم کند.

استفاده از دبیرخانه آنلاین یار برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.

گزارش اداری

هر نوشته ای که براساس سلسله مراتب اداری از رده پایین تر به رده باالتر و به منظور ارائه نتایج دستورهای صادره تهیه می شود، گزارش اداری نامیده می شود. هر مدیریتی در هر سطحی ازسطوح، برای آن که بتواند از جریان امور حوزه خود آگاهی پیدا کند و بر پایه این آگاهی واکنش منطقی نشان دهد و تصمیمی درست و موثر بگیرد، ناگزیر باید گزارش هایی را دریافت کند. در این گزارش محتواو نتایج مطالعات و تحقیقات و بازرسی ها، نحوه میزان پیشرفت اجرای برنامه ها و دستورها، ثمرات فعالیت ها و پیامدها و بازتابهای آنها، کنش و واکنش های درونی و بیرونی خالصه هر واقعه مهم و حساسی که در محدوده سازمان و حریم و محیط آن روی داده یا بر آن اثر گذاشته منعکس می شود.

فایده و اهداف گزارش

اهداف گزارش را می توان فهرست وار به این شرح بیان کرد:

•  برطرف کردن نیازهای اطلاعاتی مدیریت
•  اطالع مدیریت از کمیت و کیفیت فعالیت های انجام شده در واحد تحت نظر خود
•  اطالع مدیریت از چگونگی اجرای دستورهای صادره
•  ارائه آمار فعالیت ها به مقام های باالتر
•  انتقال اطلاعات و تجربیات به سایر مدیریت های سازمان

انواع گزارش

گزارش را می توان از نظراندازه، محتوا و نحوه و فوریت ارائه آن تقسیم بندی کرد:

•  گزارش از نظر اندازه: از این منظر گزارش را می توان به گزارش کوتاه )حدود سه صفحه( و گزارش مفصل ) بیش از سه صفحه( تقسیم کرد. معموالً گزارش کوتاه و مفصل جداگانه تهیه و منضم به یک نامه برای مقام باالتر ارسال می شود.

o گزارش مفصل و رسمی دارای ده قسمت می باشد: 1 .نامه پیوست، 2 .جلد گزارش 3 .صفحه عنوان گزارش 4 . فهرست جامع مطالب 5 .خالصه گزارش ( برای مقامات عالی رتبه) 6 .مقدمه 7 .متن 8 . نتیجه یا پیشنهاد 9.پیوست ها و 11 .منابع و مأخذ.

• گزارش از نظر محتوا: گزارش از نظر محتوا شامل گزارش های اطالعی )مانند گزارش کارکرد ماهانه وساالنه(،تحقیقی)مانند گزارش بررسی علل حادثه( و تحلیلی است. گزارش تحلیلی، کامل ترین نوع گزارش محسوب می شود مانند گزارش علل کاهش کیفیت یا کمیت تولید. در این نوع گزارش ضمن بررسی، اطلاع رسانی شده و علل موردنظر هم تجزیه و تحلیل میشود. ضمن اینکه نظرات گزارش دهنده نیز به عنوان پیشنهاد ارائه می گردد.

 گزارش از نظر نحوه و فوریت ارائه:گزارش را از نظر نحوه ارائه می توان به گزارش های عادی )اشکار( یا طبقه بندی شده )محرمانه و نظایر آن( و از نظر فوریت ارائه به گزارش عادی، فوری و خیلی فوری )آنی( تقسیم بندی کرد.

مراحل گزارش نویسی

نویسندگان کتاب های پایه و معتبر گزارش نویسی، مراحل چهارگانه شامل: تهیه و تدارک، طرح ربط منطقی مطالب، نگارش و تجدیدنظر را در تنظیم هر نوع گزارش ضروری دانسته اند.

• مرحله تهیه و تدارک: پیش از اینکه آغاز به نوشتن کنیم، باید تمام اطلاعات ، حقایق، علل و عوامل مربوط به گزارش را مورد نظر قرار دهیم و برای این کار باید تعیین کنیم که هدف ما از نوشتن گزارش چیست. خواننده آن کیست. چه اطلاعاتی دارد و به چه اطلاعاتی نیاز دارد. افزون بر آن، داشتن آمادگی ذهنی، روانی و جسمانی برای نگارش دارای اهمیت بسیار است. همچنین دارا بودن ذوق، شوق، قریحه نویسندگی، تسلط و آشنایی کافی به موضوع مورد بحث، شناخت منابع و استفاده از آیین نگارش از اهمیت خاصی برخوردار است.

• مرحله طرح ربط منطقی مطالب:در هرطرحی، رعایت ترتیب و توجه به توالی و اولویت ها و ارتباط منطقی مطالب اهمیت بسیار دارد و هنر نویسنده را نشان می دهد.

• مرحله نگارش : مهم ترین قسمت گزارش، نگارش اطلاعات گردآوری شده و ایجاد ارتباط منطقی بین مطالب است. برای اینکه گفتارمان را به صورت نوشته ای قابل قبول در آوریم، باید درست بیندیشیم و چیزی را که می خواهیم بگوییم یا بنویسیم با نظم و ترتیب منطقی و اسلوب طبیعی، در قالب کلمات مناسب و درست درآوریم تا خواننده به مفهوم و اندیشه نوشته به درستی پی ببرد. نوشتن یکی از ابزارهای مهم ارتباطات است و به یاری آن می توان اندیشه ها، احساسات، افکار و باورهای خود را به دیگران منتقل نمود. بنابراین نویسنده گزارش باید ساختار و ترکیب نوشته خود را مشخص کند.

* مواردی که برای تهیه رئوس مطالب هر گزارش ارائه می شود عبارت است از :

•  عناوین مطالب در گروه های فکری اصلی طبقه بندی شود.
•  مطالب گروه های فکری، به ترتیب منطقی و حسب درجه اهمیت و اولویت آنها تنظیم شود.
•  قسمت های تنظیم شده به ترتیب منطقی نوشته شود.

مرحله بازنگری و تجدیدنظر : برای اطمینان از نحوه تهیه گزارش و مطالب تهیه شده پاسخ به پرسش های زیر راهنمایی مناسبی برای اصالح، تکمیل و رفع کاستی های گزارش است:

• -آیا عنوان و موضوع گزارش درست انتخاب شده است؟
• آیا مطالب گزارش با عنوان آن مطابقت دارد؟
• آیا مطالب گزارش روشن و قابل فهم است؟
• آیا مطالب گزارش به صورت منطقی و براساس اولویت تنظیم شده است ؟
• آیا همه اطلاعات الزم در موردگزارش گردآوری و ارائه شده است ؟
• آیا نتیجه و پیشنهادهای ارائه شده قابل اجرا و پیگیری است؟
• آیا گزارش از نظردستور زبان، پاراگراف بندی و نشانه گذاری درست تنظیم شده است؟

در مجموع، گزارش باید به آسانی قابل فهم بوده و برخواننده اثر مثبت بگذارد و فکر او را دچار آشفتگی نکند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%b4/

هر کشوری از تقویم رسمی یا همان گاهشماری رسمی خود استفاده می کند. گرچه امروزه غالب کشورهای دنیا بر مبنای تقویم میلادی می کنند اما همچنان استفاده از تقویم های دیگری همچون تقویم هجری شمسی و یا هجری قمری رایج است.

با پیشرفت فناوری و گسترش روز افزون ارتباطات میان جوامع انسانی نیاز به تبدیل تاریخ از تقویمی به تقویم دیگر پیش از گذشته احساس می شود ، به خصوص برای کشوری چون ما که تقویم رسمی بر مبنای تقویم هجری شمسی است.

چنانچه گفته شد گاه شماری رسمی در ایران بر مبنای تقویم هجری شمسی (خورشیدی است) اما مناسبت ها و مراسم مذهبی در کشور ما مطابق با تقویم هجری قمری صورت می گیرد. از طرفی از آنجا که تقویم میلادی به عنوان یک تقویم بین المللی شناخته می شود و بیش از نود درصد کشورهای جهان از این تقویم استفاده می کنند برای ارتباط با سایر دنیا نیز نیاز به استفاده از تاریخ میلادی داریم.

بنا به همین دلایل است که ما به کرات و در موقعیت های گوناگون نیاز به تبدیل تاریخ بین تاریخ های شمسی و میلادی و یا تبدیل تاریخ بین سال های شمسی و قمری پیدا می کنیم.

استفاده از ابزار تبدیل تقویم  در این موارد بسیار کارآمد خواهد بود. با استفاده از چنین ابزاری بدون انجام محاسبات ریاضی می توانیم تبدیل تاریخ را بین سال های میلادی ، شمسی و قمری انجام دهیم و تقویم آنلاین یار این امکان را برای شما فراهم آورده است.

منبع:

https://8box.ir/time/convert

نمابر دستگاهی است که نامه های یک سازمان را از طریق خطوط تلفن ارسال و دریافت می کند. دستگاه فکس انواع مختلفی دارد که انتخاب از میان آن ها بسته به نوع سازمان و شرکت شما دارد. به عنوان مثال اگر شما دارای یک شرکت کوچک می باشید دستگاه فکسی که استفاده می کنید به مراتب متفاوت است تا دستگاهی که شرکت های بزرگ از آن استفاده می کنند. کاری که دستگاه های فکس آنلاین به انجام آن می پردازند، نیاز به دو دستگاه فکس دارد:

1: فکس مبدا

2: فکس مقصد

در فکس مبدا، هنگامی که کاغذ وارد دستگاه می شود، دستگاه به اسکن آن می پردازد و با استفاده از فناوری های خاصی اطلاعات کاغذ را به کد تبدیل می کند. پس از آن که روند ساخت کد به پایان رسید، از طریق خطوط تلفن اطلاعات ازسال می شود. در این حین فکس مقصد سیگنال هایی از کد را دریافت می کند. کدهای دریافتی را به نوشته تبدیل می کند و بر روی کاغذ چاپ می کند.

برندهای مختلفی نظیر پاناسونیک، hpو شارپ در حال ساخت انواع فکس رایگان هستند. شرکت پاناسونیک یک شرکتی ژاپنی و چند ملیتی است که در سال 1918پایه گذاری شده است. دفتر مرکزی این شرکت در کادوما قرار گرفته است.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%87%d9%85%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b2-%d8%af%d8%b1-%d8%b1%d8%a7%d8%a8%d8%b7%d9%87-%d8%a8%d8%a7-%d8%b1%d9%88%d9%84-%d9%81%da%a9%d8%b

نرم افزار CRM (نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری)، به کسب و کارها کمک می کند تا با مشتریان خود تعامل داشته، مکالمات را بهبود بخشیده و درآمد حاصل را از کانال های مختلف تعامل (تماس های تلفنی، بازدید از وب سایت، شبکه های اجتماعی) بهبود افزایش دهند. شرکت ها از نرم افزار CRM در جهت پردازش و تحلیل اطلاعات مشتری، خلق فرصت های جدید، ایجاد قیف فروش و انجام کمپین های وفاداری استفاده می کنند. بزرگترین فایده نرم افزار CRM این است که به شما امکان می دهد مشتری ها را طبق انتظارات خود دسته بندی کنید و بر مشتریان بالقوه خود تمرکز کنید.

علاوه بر نرم افزار crm ، با نرم افزار اتوماسیون اداری و اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم فزار بایگانی و … می توانید فعالیت های سازمان را بهبود بخشید.

یک سیستم CRM به همه واحدهای شرکت از جمله فروش، خدمات مشتری، توسعه کسب و کار (R&D)، منابع انسانی، بازاریابی یا هر واحد دیگری از یک کسب و کار در جهت مدیریت تعامل و روابط خارجی که باعث موفقیت می شود، مورد استفاده قرار می گیرد.

نرم افزار CRM به شما امکان می دهد تا اطلاعات تماس مشتری، فرصت های فروش، مشکلات مربوط به خدمات و کمپین های بازاریابی را مدیریت کنید.
کسب و کارهایی که می خواهند دسترسی آسان به داده های مشتری داشته باشند.
کسب و کارهایی که می خواهند افزایش بهره وری داشته باشند.
کسب و کارهایی که می خواهند بدانند کدام مشتری و چگونه با آن ها ارتباط برقرار کرده است.
کسب و کارهایی که می خواهند بدانند کدام محصول، در چه زمانی و با چه مبلغی به کدام مشتری فروش رساندند.
کسب و کارهایی که می خواهند خود را رشد دهند و تعداد مشتری خود را افزایش دهند.

دلایل مهم ضرورت استفاده از نرم افزار CRM

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یک فناوری جهت مدیریت و حفظ تداوم ارتباطات یک شرکت با مشتریان فعلی و بالقوه است.

یک سیستم CRM به شرکت ها کمک می کند تا با مشتریان در ارتباط باشند، روند کار را ساده تر و سودآوری را بهبود دهند.
نرم افزار CRM از تجزیه و تحلیل داده ها در مورد تاریخچه مشتریان برای بهبود روابط تجاری با آن ها با تمرکز بر حفظ مشتری و در نهایت رشد فروش استفاده می کند.
به روز بودن اطلاعات قابل اعتماد در مورد روند کسب و کار.
اثر استفاده از نرم افزار CRM در جهت حفظ مشتری را تا حدود ۲۷٪ شناسایی کرده اند.
مهم نیست که صنعت شما چیست، چه نوع محصولات یا خدماتی را ارائه می دهید، مشتریان ارزشمندترین دارایی سازمان شما هستند.
مشتریان به هدف شما جهت می دهند.
درآمد شرکت شما به واسطه مشتریان است.
CRM به شما کمک می کند تا به یک سازمان اطلاعاتی پیشرفته تبدیل شوید.
ارتباط خود را با CRM مدیریت کنید.
CRM ، خدمات بهتر به مشتری است.
CRM می تواند به خودکارسازی کارهای روزمره کمک کند.
CRM ،منجر به راندمان بیشتر و بهتر تیم های مختلف است.
CRM منجر به بهبود داده ها و گزارش های تحلیلی از مشتریان می شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/crm-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d8%b3%db%8c-%d8%a2%d8%b1-%d8%a7%d9%85-%db%8c%d8%a7-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-crm-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

فکس اینترنتی دفتر شما یکی از امکانات جانبی سرویس تلفن گویا است. شما برای استفاده از فکس اینترنتی یار در ابتدا به انتخاب خود یک شماره ثابت می گیرید و روی این شماره می توانید امکانات یک دستگاه سانترال را داشته باشید و علاوه بر آن فکس ارسال و دریافت کنید. با این سرویس به جز امکان دریافت و ارسال فکس دیگر نیازی به اجاره دفتر کار در تهران و خرید تجهیزات اداری، نصب نرم افزار و سخت افزار سانترال هم ندارید .

با آمدن فکس آنلاین دیگر خرید دستگاه فکس توجیهی ندارد، شما اگر مشترک تلفن گویا دفترشما باشید، می توانید فکس ارسال و دریافت کنید و گزارش آن را در پورتال خود مشاهده کنید.

ویژگی های فکس اینترنتی

هزینه جداگانه ندارد

استفاده از نرم افزار فکس آنلاین نیاز به پرداخت هزینه اضافی ندارید و مدت زمان اشغال بودن خط در هنگام ارسال و دریافت فکس از بسته تلفن گویای شما کسر می شود.

محدودیت ارسال ندارد

دریافت و ارسال فکس نامحدود است، هر تعداد که نیاز است می توانید فکس ارسال کنید و هر تعدادی که می خواهید هم فکس دریافت کنید.

شماره ثابت اختصاصی می گیرید

به انتخاب خود یک شماره ثابت می گیرید و به هر شماره فکسی در ایران می توانید، فکس رایگان ارسال کنید، نیاز نیست که دریافت کننده مشترک دفترشما باشد و از این بابت محدودیتی ندارید.

هزینه شما به شدت کاهش می یابد

شما با استفاده از فکس اینترنتی دفترشما از خرید و تعمیر و نگهداری دستگاه نمابر، شارژ کارتریج و هزاران هزینه دیگر بی نیاز می شوید.

به محیط زیست کمک می کنید

با حذف کاغذ در ارسال فکس از قطع درختان جلوگیری می کنید، امیدواریم با رایج شدن فکس اینترنتی توسط همه نهادها، کمکی هر چند کوچک به محیط زیست کرده باشیم.

امنیت بالایی دارد

فکس اینترنتی رمزگذاری شده است و هیچ کس به جز شخصی که فکس ارسال کرده و شخصی که فکس را دریافت کرده است نمی تواند محتویات یک فکس را بخواند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%81%da%a9%d8%b3-%d8%a7%db%8c%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%86%d8%aa%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d9%81%da%a9%d8%b3-%d9%85%d8%b9%d9%85%d9%88%d9%84%db%8

شرح وظایف مسئول امور دفتری و بایگانی:

• همکاری با مقام مافوق برای نظارت بر کار متصدیان امور دفتری و بایگانیو ماشین نویسان
• بازبینی ضمائم نامه های صادر و وارده
• تحویل گرفتن نامه ها و دادن رسید به نامه رسان
• نظارت بر ثبت اطلاعات در سیستم رایانه دبیر خانه ،شامل نامه های صادره و وارده و ارجاعات و همکاری با متصدیان در صورت لزوم
• نظارت بر نحوه بایگانی پرونده ها ،نامه ها و سایر اوراق در پرونده های مربوطه و ارائه راهنمایی های لازم بر طبق مقررات و اصول بایگانی
• نظارت بر نحوه ارسال نامه ها و مدارک به خارج از سازمان ،شامل آماده سازی آنها از لحاظ شمارش ورق،لاک ومهر و سایر تمهیدات ضروری
• توزیع نامه های ارجاعی از سوی مقامات سازمان بین افراد ذیربط
• توزیع کار بین ماشین نویس ها و تحویل گرفتن کارهای تایپ شده از آنان
• ارائه گزارش عملکرد واحد بایگانی ،دبیر خانه و ماشین نویسی به مقام ما فوق به صورت ادواری
• انجام امور مربوط به ارسال و تحویل نامه های محرمانه از قبیل ثبت مشخصات،شماره گزاری،بایگانی و…
•  راهنمایی ماشین نویس ها از نظر رعایت اصول مربوط به نامه نگاری و ماشین نویسی
• انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق

استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و… برای سازمان ها و افزایش راندمان آن ها پیشنهاد می شود.

شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی:

• ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های صادره و وارده در سیستم مکانیزه دبیر خانه
• ثبت موضوع و شماره نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکس یا سیستم مکانیزه دبیر خانه
• بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره
• ورود اطلاعات نامه های اداری مربوط به مرکز از طریق سیستم مرکزی
• بایگانی نامه ها و مدارک پیوست آنها با توجه به دستور العمل بایگانی در پرونده های مربوطه
•  تشکیل پرونده های جدید برای نامه هایی که مسبوق به سابقه نیست و ثبت مشخصات پرونده های جدید و درج کد در دفتر راهنمای بایگانی
• ارسال پرونده و سوابق برای افراد درخواست کننده وثبت در کارت بایگانیبه منظور کنترل پرونده های خارج از بایگانی و دریافت رسید
• به هنگام نگه داشتن سالیانه پرونده های بایگانی و طبقه بندی آنها به پرونده های جاریو نیمه جاری و راکد
• انجام سایر امور محوله از جانب مقام ما فوق

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a7%d9%85%d9%88%d8%b1-%d8%af%d9%81%d8%aa%d8%b1%db%8c/

انجام یک تحلیل جامع برای طرح ریزی هر کسب و کاری واجب و حیاتی ست. پیاده سازی یک نرم افزار مدیریت فروش آنلاین مناسب، به ارزیابی هرچه بهتر چرخه فروش، مشخصات عدد نهایی در فروش ریالی، موقعیت یابی رقابتی و ابزارها و مبارزات تبلیغاتی موثر، کمک شایانی خواهد کرد. این تحلیل ها به نمایندگان نرم افزار فروش این امکان را می دهد تا روی پرسودترین نواحی فروش تمرکز نمایند.

خوب می دانید که اطلاعات ناکافی باعث می شود تا پیش بینی های شما نیز غلط از آب دربیاید. حال در اینجاست که نقش یک نرم افزار موثر و خوب نمایان می شود به این صورت که داده ها را به شکل مناسبی جمع آوری کرده و اطلاعات را به شکل موثری تامین نموده و کارشناسان سیستم فروش تحت وب را برای ارائه پیش بینی های صحیح یاری می کند. در واقع داده ها براحتی مدیریت شده و نمایش داده می شود. این مراحل ساده انجام کار، خواب ربوده شده را به چشمان مدیران فروش بازخواهد گرداند.

نرم افزار مدیریت فروش مناسب، میتواند شما را در مدیریت موثر موجودی سازمان تواناتر سازد. درواقع، اطلاعات دقیق و به روز شده ای از آخرین وضعیت موجودی ارائه نموده و اینگونه مدیران فروش را یاری میکند که بتوانند در قراردادهای جدید یا فروش های به روز، تصمیمات حساب شده ای بگیرند. می توانند از این امکان مدیریت موجودی استفاده کرده و موجودی فعلی را بر حسب اولویتی که ذکر شد به مشتریان با ارزش تر و سودآور تر تخصیص دهند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b2%d8%a7%db%8c%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%a7%d9%88/

بخشنامه به کلیه وزارتخانه‎ ها، سازمان‎ها، مؤسسات، شرکت‎های دولتی و شرکت‎ها، سازمان‎ها و مؤسساتی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام و یا تصریح نام است و مؤسسات و نهادهای عمومی غیردولتی و نهادهای انقلاب اسلامی که از بودجه عمومی دولت استفاده می‎کنند.
کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع‏رسانی در جلسه هفدهم مورخ ۱۲/۸/۱۳۸۲، به استناد ماده ۵ مصوبه شماره ۷۲۲/۱۳٫ط مورخ ۲۲/۴/۱۳۸۱ شورای عالی اداری موضوع ایجاد هماهنگی در استقرار سیستم‏های مکانیزه در زمینه فرآیندهای عمومی دستگاه ‏های اجرایی، ضوابط و ویژگی های مورد انتظار سیستم دبیرخانه را به شرح پیوست تصویب نمود.
کلیه دستگاه‏ های مشمول این بخشنامه مکلفند در تهیه سیستم دبیرخانه آنلاین خود، ضوابط مذکور را رعایت نمایند.

اطلاعات پایه

• امکان تعریف انواع نامه مانند: نامه، فاکس، یادداشت، حکم و …
• امکان تعریف انواع طبقه ‏بندی نامه مانند : عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و …
• امکان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی
• امکان تعریف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و …
• امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی و …
• امکان تعریف انواع دبیرخانه‏ های محلی
• امکان تعریف انواع بایگانی‏های محلی
• امکان تعریف انواع وضعیت کنونی نامه مانند: اصل، کپی و المثنی
• امکان تعریف انواع شرح رونوشت نامه
• امکان تعریف دستگاه‏ ها و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه
• امکان تعریف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر یک
• امکان تعریف نام و سمت مسئولان دستگاه ‏ها و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه در خارج از سازمان
• امکان تعریف گروه‏ های طرف مکاتبه و تخصیص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه ‏ها (جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات)
• امکان تعریف جانشین برای هر یک از مسئولان ارجاع و امکان تفویض اختیار کاربران
• امکان تعریف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضیح داده ‏شود)
• امکان تعریف پایه شاخص سال (دستور شروع سال جدید را تعیین می‏کند)
• امکان تعریف قالب شماره نامه (وارده ، داخلی و صادره) در هر دبیرخانه
• امکان تعریف و مدیریت اسناد سازمانی (غیر از نامه) مانند صورتجلسات، روش ها و دستورالعمل‏های اداری، آیین‏نامه‏ ها، فرم ها و …
• امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی، آدرس پستی و شماره تلفن کاربر (دفتر تلفن) و امکان وجود تقویم به صورت شخصی و عمومی

عملیات مربوط به نامه‏ های وارده

• امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود
• نامه، نوع تحویل و …
• امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده‏، توزیع‏کننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)
• اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
• امکان ثبت نامه‏ های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
• امکان ثبت پیوست‏های نامه
• امکان ثبت رونوشت‏های نامه
• امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخصی که نامه به وی ارجاع شده، تاریخ و ساعت ارجاع و تاریخ مهلت اقدام
• امکان خواندن نامه از طریق فایل و یا از طریق اسکن کردن نامه و یا دریافت از طریق فاکس توسط سیستم
• امکان ایجاد ارتباط ما بین نامه‏ های دارای پیرو، بازگشتی و عطفی
• امکان ثبت نامه با شماره آزاد
• امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل دهنده
• امکان الصاق انواع ضمائم و پیوست ها شامل متن، عکس، فیلم و صدا به نامه مورد نظر
• امکان تهیه و ثبت متن هامش
• امکان هامش‏نویسی متعدد با سطح دسترسی کنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص مورد نظر قابل رؤیت باشد و یا هامش عمومی باشد)

عملیات مربوط به نامه‏ های صادره

• امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) گیرنده نامه، نوع تحویل و …
• امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
• امکان صدور نامه‏ صادره به دستگاه ‏های اجرایی و اشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه
• امکان تایپ و ویرایش نامه‏‎ ها در داخل برنامه
• امکان تعریف و ذخیره موضوع و کلید واژه برای نامه به منظور عدم تایپ مجدد
• امکان تهیه پیش‏نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی
• امکان تبدیل پیش‏نویس تأیید شده به نامه
• امکان تشکیل فهرست مخاطبان برای نامه ‏هایی با موضوعات و متون یکسان و ارسال گروهی نامه‏ ها
• امکان تأیید نامه صادره از طرف مقامات مربوط
• امکان ثبت نامه‏ های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
• امکان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاری موردنظر سازمان
• اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره
• امکان ارسال نامه از طریق فاکس توسط سیستم
• امکان تعیین تعداد و نوع پیوست‏های نامه صادره
• امکان ارسال تصویر نامه ارسالی به صورت اسکن شده
• امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل گیرنده

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b6%d9%88%d8%a7%d8%a8%d8%b7-%d9%88-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%d9%88%d8%b1%d8%af-%d8%a7%d9%86%d8%aa%d8%b8%d8%a7%d8%b1-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d8%af%d8%a8%db%8c/